如何通过信息化手段推进质量管理体系建设

问题描述

精选答案

一、建立具有针对性的文档管理系统，通过加强对现场文件及记录的控制，实现对体系文件的有序条理化管理。

1、系统以文档管理为核心，以ISO质量体系的管理思想为指导，利用计算机软件系统，实现管理体系文件的发布、更新、查询，监控体系文件的流转过程，让所有员工均能接触并充分地学习体系文件，熟悉体系文件，掌握操作流程。

2、建立对原始记录（表格）的控制管理，包括对有效、符合、适宜的各项记录本身的管理和对记录所含内容的管理，而对这些内容的管理正是ISO标准运行管理中最具灵魂的工作，是管理体系其他所负责工作的重要依据，是提高管理水平的关键。为此系统要支持企业经营活动过程的动态重组和质量记录的定制，以满足企业质量管理不断发展的需求。当需要时，能迅速查阅所需记录的详细内容，并随时可对相关记录信息进行汇总、分析，得出有决策意义的报告。

3、对ISO9000中通用的要素，如文件控制、记录管理、管理评审、人力资源、内部审核、持续改进等，系统需要提供流程及质量记录模板，使用者可根据自身实际情况修改，其余要素使用者可以在满足体系文件规定的条件下设计个性化流程及质量记录。

二、加强对流程的管理，努力实现工作流程的自动流转和监督、监控、考核、评价。

那么在企业内部流程的管理上，信息系统需要实现以下几个功能：

1、系统需要建立工作流引擎，通过自定义工作流，让参与某项管理活动的人能通过信息系统的指引，完成自己所在岗位所要完成的工作内容，避免流程反向导致操作程序混乱局面的出现；

2、工作流程中用到的过程文档，如工作表单可以通过信息系统实现自定义。因为企业的每个管理活动，都是经过管理层认真研究后得出来的结果，最符合实际工作需要的，而这些过程文档就有可能随着时间、空间的转移而发生一些变化，那么信息系统就需要提供对过程文档自定义功能；

3、工作流程要具有事前提醒、预警、警告功能，既而实现工作流程的督办、催办、异常处理和事后工作质量的考评；

4、在用户操作界面，系统需要具有待办事务的窗口，当用户登录后自动显示该用户待办工作的内容，方便用户操作；

三、加强人员技能培训力度，提高员工综合素养，努力实现管理持续改进和优化提升。

管理体系建设应坚持“以人为本”，充分发挥人的主观能动性，达成“人本管理”的目标。要知道，管理体系建设的最终目的应是利用管理科学的规范化，以发挥人的潜能，提高人的职业素质与执行力。

同时，管理体系也需要进行不断的维护更新版本，以适应行业变化发展的需要。适应于管理体系的持续改进与发展，信息系统应具有以下几点功能：

1、提供对质量体系文件的目录管理和版本管理，适应管理工作中由不断创新而带来的标准文件的管理；

2、系统应提供对工作过程中各人员、岗位操作的情况进行统计分析，通过数据分析为工作流程的持续改进提供辅助依据，如某项工作经常发现超时，那么可能是时间限制设置的不准确等；

3、系统应具有员工交流沟通的平台，对于有价值的信息、思路（知识）要实现信息的发布和共享。