会计凭证如何归档

会计凭证的归档是财务管理的重要环节，以下是会计凭证归档的详细步骤和注意事项：

预处理

去除凭证中的金属物，如订书钉、曲别针等，以免损坏档案。

确保凭证整洁，无褶皱或破损。

分类归档

依据凭证类别归档：根据凭证的类别（如收据、发票、支票等）将凭证按会计期间分类排列，归档在同一类别文件之中，便于查找和管理。

依据科目归档：根据凭证中分录明细所记载的科目，将凭证按会计期间分类排列，使科目管理更集中。

依据填制日期归档：根据凭证的填制日期，将凭证按会计期间分类排列，形成以凭证填制日期为索引的凭证文件。

依据凭证号码归档：根据凭证号码，将凭证按会计期间分类排列，归档在同一文件之中，形成凭证号码索引。

填写封面和侧面

会计凭证封面：应写明单位名称、年度、月份、本月共几册、本册是第几册、记账凭证的起讫编号、张数，并由会计主管、装订人分别签名或盖章。

会计凭证盒正面及侧面：应写明单位名称、起止时间、本月共几册、本盒是第几册、记账凭证的起讫编号、张数、保管期限，并由会计主管、立卷人分别签名或盖章。大型企业还需编制全宗号、目录号、卷号。

装订

将凭证按照一定的顺序和方式装订成册，确保装订牢固，便于翻阅和保存。

对于数量过多的原始凭证（如收、发料单等），可以单独装订成册，并在封面注明记账凭证日期、编号，存放在其他类会计档案中，同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。

编目和编号

对归档的会计凭证进行编目和编号，以便于查找和管理。

定期清除无用的会计凭证，确保归档的凭证是完整和准确的。

电子会计凭证的归档

对于实施了会计信息系统的单位，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等应通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存。推荐使用OFD格式，不具备条件的单位可使用PDF格式或其他符合长期保存要求的版式格式。

建立电子会计档案台账或目录，记录凭证的详细信息，便于查询和管理。

保存环境和条件

会计凭证应保存在干燥、通风、防火的环境中，避免阳光直射和潮湿。

定期检查凭证的保存状态，及时更新存档位置和信息，确保凭证的安全性和完整性。

专人负责

凭证的归档和管理应由专人负责，确保凭证的完整性和安全性。

建立凭证档案管理的登记册或系统，记录凭证的归档、保管、查阅等情况。

通过以上步骤和注意事项，可以确保会计凭证的归档工作有序进行，便于企业财务数据的查询和管理，同时保障财务信息的安全性和完整性。