大学如何接待外宾

大学接待外宾通常遵循以下步骤和注意事项：

接待前准备工作

确定接待内容和目的：

明确会议时间、地点、内容等重要信息。

准备接待用品：

如鲜花、礼品等，并安排接待场所的布置。

了解外宾信息：

包括文化背景、风俗习惯等，以便提供更好的服务。

制定接待计划：

包括接待责任人的工作安排、接待流程和时间表。

接待流程

迎接外宾：

接待人员提前到达机场、火车站等地点，准备迎宾牌、鲜花、礼品等物品，并及时与外宾联系确认到达时间。

安排住宿：

根据外宾要求安排合适的住宿地点，并协助办理入住手续。

安排活动：

根据外宾的要求和时间安排，提供丰富、有意义、有特色的活动。

提供饮食服务：

为外宾提供当地特色饮食服务，并确保食品的安全、卫生、质量。

协助办理出行手续：

提供当地交通图、公共交通信息等，并协助办理相关的交通手续。

提供翻译和公证服务：

如有需要，为外宾提供多语种翻译服务和公证服务。

接待后跟进工作

客人离开：

在客人即将离开时，帮助收拾行李，并告知注意事项和提醒。

接待标准和注意事项

礼仪得当：

接待人员需遵循礼仪规范，展示学校的文化和精神特质。

细致周到：

根据外宾的需求和特殊要求，精心安排接待方案。

服务到位：

具备专业的服务技能，满足外宾的各种服务需求。

品质一流：

在安排住宿、用餐等环节，保证服务品质一流。

控制接待标准：

严格控制接待标准和宴请次数，遵循中央关于外宾在华期间宴请不得超过2次的规定。

接待安排：

国际合作与交流处负责具体接待安排，校内各单位应给予积极配合。

陪同安排及接待费用：

根据外宾习俗和宗教禁忌安排宴请，并严格控制陪同人员数量。

具体接待流程示例

接待工作内容的安排：

负责参观场所设施、设备及相关专业知识的讲解，解答疑问，引导参观。

时间安排：

设定固定的接待日，如每周五、周六。

路线、地点的安排：

提前规划好参观路线和地点。

申请及办理流程

提交申请：

提前一个月向国际交流合作处提交《延边大学邀请外宾来访审批表》。

发邀请函：

涉及签证的由吉林省人民政府外事办公室签发邀请函，不涉及的由学校或相关部门签发。

制定接待方案：

接待部门负责制定接待方案。

接待外宾：

接待部门执行接待计划。

提交总结：

接待任务完成后，提交相关资料至国际交流合作处。

报销：

提供相关审批表、邀请函、接待费用报销清单及相关票据。

接待礼仪

穿着得体：接待人员应穿着得体，言谈举止文明礼貌。

提供翻译服务：如有需要，提供翻译服务。

注意细节：在接待过程中注意细节，如为外宾提供茶水、点心等。

送别：在客人离开时，提供适当的礼物，并确认行程顺利。

以上步骤和注意事项可以帮助大学更好地接待外宾，展示学校的管理和服务水平，同时增进彼此之间的了解和交流