调档函是什么意思

调档函，又称为档案调取证明或档案转移通知，是 调动档案用的函件。它是由有权限的机构（如政府机关、企事业单位等）出具的正式文件，用于证明调取档案的合法性和必要性，以便于档案管理部门按照相关规定办理档案的移交手续。

调档函的主要作用包括：

证明调取档案的合法性和必要性：

调档函用于确认调取档案的权限和目的，确保档案的合规转移。

确保档案的正规和安全转移：

调档函是申请档案转移书面通知的重要凭证，有助于保障档案在转移过程中的完整性和安全性。

用于人事管理、组织关系转移等场景：

无论是工作变动、重新就业、待就业、办理退休还是其他需要用到本人档案的情况，都需要开具调档函。

调档函的内容通常包括：

发函人信息：

包括发函人的姓名、职位、联系方式等，以便接收方能够联系到发函人。

被调档人信息：

包括被调档人的姓名、档案号码等基本信息。

调档要求和目的：

明确说明需要调阅的档案内容及其用途。

接收单位信息：

指明档案将转移到的具体单位或部门。

其他相关信息：

如调档期限、档案转移的具体要求等。

开具调档函的流程通常如下：

申请：

由需要调动档案的个人或单位向具有档案管理权限的单位（如原档案存放单位或拟调入单位）提出申请。

审核：

申请单位需对申请进行审核，确认调档的合法性和必要性。

开具：

审核通过后，由有权限的单位开具调档函。

传递：

调档函通过邮寄或其他方式传递给原档案存放单位，由原单位按照调档函的要求办理档案转移手续。

接收：

档案转移后，拟调入单位需确认档案的完整性和准确性，并完成相关手续。

建议在办理调档函时，提前与相关部门或单位沟通，确保调档流程顺利进行。